問合せ管理システムとは一体何なのか

サービスを提供している企業にとって顧客から受けた問い合わせは貴重な意見として管理するでしょう。しかし、顧客からの問い合わせのデータは溜まれば溜まるほど膨大な量になっていくので、その管理をするだけでも大変な企業というのは少なくありません。そこで開発されたのが問合わせ管理システムで、このシステムを導入することで問い合わせ内容を簡単に管理することが出来るのです。普通なら問合せ管理システムはパッケージ版を購入してシステムとして組み込んでいくことが一般的ですが、企業によってはそれらのシステムを導入できないなどの問題もあるでしょう。そこで今回はパッケージ版を持っていなくても利用できる問合せ管理システムについてみていきましょう。これらを導入することで管理が簡単になります。

クラウドに対応した管理システム

問合せ管理システムにおいて重要なことは、問い合わせ内容の確認のしやすさがあげられます。データを溜めるだけ溜めておいて、実際に確認する段階で溜めたデータが見づらければ業務の効率も落ちてしまいます。それが出先で必要になった場合などすぐに出せなければ損失にもつながってしまいます。そこで、インターネットでダウンロードできる問合せ管理システムの中には、使用するシステムを管理しやすく分類できるように改良されています。顧客からの問い合わせ日時で管理でき、問い合わせの種別、何に対する問合せなのかでデータを分類しておくことで、出先であっても手軽に必要な情報をピックアップして取り出すことが出来るので、データの取り扱いに置いて余計な手間を省くことが出来て効率化にも大きな影響を与えます。

導入するシステムによっては通知機能も充実している

問合せ管理システムに問い合わせ内容を蓄積できることは大きなメリットになりますが、その問合せを蓄積していることがわからなければ本末転倒です。そこで出回っている管理システムによっては通知を出してもらうこともできるのです。自身のメールに適宜通知を送るようにできるほか、あらかじめ決めておいた日時にまとめて通知を送ることが出来ます。このような手段で問い合わせ内容を確認することで、十分な管理や確認がしやすくなっています。今まで問い合わせ内容を手動で管理していた方にとっては、それに費やしていた時間を別のことにあてることができ、人為的なミスをなくすことにもつながるため、問合せ管理システムは多くの企業で導入されているシステムとなっています。今後の業務においても重要な問合せ内容をしっかりと管理していきましょう。

ユーザー問い合わせは、システム内へメール取込可能。 大手流通企業や鉄道、航空会社から中小企業まで、多くの導入実績があります。 日経をはじめ、各種媒体にも事例掲載されるなどメディア掲載も多数の実績があります。 問題管理や変更管理、その他リリースやインシデント管理などあらゆる場面に対応を致します。 構成管理とIT資産管理で業務の効率と更に品質の向上をUPさせる為の支援をします。 問い合わせ管理システムならSmartStage